Programmer vos tâches récurrentes dans Access

Objectif : apprendre à programmer vos tâches récurrentes dans Access.

Niveau requis : confirmé.

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L'auteur

Denis Hulo

L'article

Publié le 15 septembre 2019

Public visé : confirmé

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I. Introduction▲

Un premier tutoriel expliquant comment générer des tâches planifiéesgénérer des tâches planifiées a déjà été publié par Jean-Philippe AndréJean-Philippe André.
L'objectif de cet article est d'expliquer, au travers d'une base exemple, comment enregistrer dans une table des tâches récurrentes (sauvegardes de fichiers, alertes, transferts de tables..) en les associant à des procédures et à une période, pour ensuite les exécuter au bon moment en utilisant la méthode Run d'Access.

Pour mieux comprendre le fonctionnement de cet outil, on décomposera sa présentation en trois parties :

table pour enregistrer les données des tâches ;
procédure d'exécution des tâches ;
code des procédures associées aux tâches.

II. Table pour enregistrer les données des tâches▲

On part d'une table T_Tache pour enregistrer les informations sur les tâches à exécuter :

Champ	Type de données	Description
IdTache	Numéro-auto	Numéro d'enregistrement
IntituleTache	Texte	Intitulé de la tâche
UniteTemps	Texte	Unité de temps (seonde, minute, heure, jour, mois, semaine, année)
PeriodeTemps	entier long	période en nombre de secondes, minutes, heures, jours, semaines, mois, ou années
DateProchaineExecution	Date/heure	Date de prochaine exécution de la tâche
DateFinExecution	Date/heure	Date de fin d'exécution de la tâche
NomProcedure	Texte	Nom de la procédure à exécuter
ArgumentProcedure	Texte	Argument de la procédure à exécuter
Active	Booléen	Indique si la tâche est active ou non

Exemples de tâches à exécuter :

Sauvegarde du fichier Access toutes les 30 minutes.

Transfert tous les mois des données sur les factures du mois précédent.

Alerte pour relancer un client toutes les semaines pour payer sa facture.

Pour exécuter la procédure on utilise la méthode Run avec le nom de la procédure en argument.

III. Procédure d'exécution des tâches▲

Extrait de l'aide :

Vous pouvez utiliser la méthode Run pour exécuter une procédure ou une fonction spécifiée par l’utilisateur ou Microsoft Access.

Syntaxe
expression.Run (Procédure, Arg1, Arg2, Arg3, Arg4, Arg5, Arg6, Arg7, Arg8, Arg9, Arg10, Arg11, Arg12, Arg13, _ Arg14_, Arg15, Arg16, Arg17, Arg18, Arg19, Arg20, Arg21, Arg22, Arg23, Arg24, Arg25, Arg26, _ Arg27_, Arg28, Arg29, Arg30)

expression est une variable qui représente un objet Application.
...

Dans notre cas, on n'utilisera au plus qu'un argument, et la ligne de code ressemblera donc à :

Sélectionnez

application.Run NomProcedure, ArgumentProcedure

La procédure d'exécution des tâches les parcourt une à une :

Déroulé condensé de la procédure RunTasks

On ouvre le Recordset contenant les informations sur les tâches actives ;
Pour chaque enregistrement, on teste si la date de prochaine exécution de la tâche est inférieure ou égale à maintenant ;
Si c'est le cas, on exécute la procédure associée à la tâche avec la méthode Run ;
Puis on met à jour la date de sa prochaîne exécution.

Procédure RunTasks

Cacher/Afficher le codeSélectionnez

Public Sub RunTasks()
    ' Procédure d'exécutions des tâches actives enregistrées
    Dim db As DAO.Database ' référence à la base courante
    Dim rs As DAO.Recordset ' référence au recordset lié à la table T_Tache
    Dim periodeTemps As Long ' période d'exécution de la tâche en jours, semaines, mois ou années
    Dim dateProchaineExecution As Date ' date de prochaine exécution de la tâche
    
    Set db = CurrentDb
    
    ' ouverture du recordset lié aux tâches actives à planifier
    Set rs = db.OpenRecordset("select * from T_Tache where Active", dbOpenDynaset)
    
    Do Until rs.EOF ' on parcourt les différentes tâches
        ' si la date et l'heure de prochaine exécution est arrivée ou passée
        If (rs!dateProchaineExecution <= Now()) Then
        
            ' il faut lancer la tâche et recalculer la date de prochaîne exécution de la tâche
            If Nz(rs!ArgumentProcedure, "") = "" Then ' si pas d'argument à la procédure
                Run (rs!NomProcedure) ' on exécute la procédure à l'aide de la méthode run
            Else ' sinon
            	' on exécute la procédure à l'aide de la méthode run avec un argument supplémentaire            	
                Run rs!NomProcedure, rs!ArgumentProcedure
            End If
            
            ' puis on recalcule la date de prochaîne exécution
            periodeTemps = rs!periodeTemps ' on copie la période en nombre de jours, semaines, mois ou années.
            
            Select Case rs!UniteTemps ' en fonction de l'unité temporelle (jour, semaine, mois, année)
            
            Case "Seconde" ' si l'unité est la seconde
            ' on ajoute le nombre de secondes à la date de prochaine exécution désormais passée
            dateProchaineExecution = DateAdd("s", periodeTemps, rs!dateProchaineExecution)
            
            Case "Minute" ' si l'unité est la minute
            ' on ajoute le nombre de minutes à la date de prochaine exécution désormais passée
            dateProchaineExecution = DateAdd("n", periodeTemps, rs!dateProchaineExecution)
            
            Case "Heure" ' si l'unité est l'heure
            ' on ajoute le nombre d'heures à la date de prochaine exécution désormais passée
            dateProchaineExecution = DateAdd("h", periodeTemps, rs!dateProchaineExecution)
            
            Case "Jour" ' si l'unité est le jour
            ' on ajoute le nombre de jours à la date de prochaine exécution désormais passée
            dateProchaineExecution = rs!dateProchaineExecution + periodeTemps
            
            Case "Semaine"
            ' on ajoute le nombre de semaines à la date de prochaine exécution désormais passée
            dateProchaineExecution = rs!dateProchaineExecution + (7 * periodeTemps)
            
            Case "Mois"
            ' on ajoute le nombre de mois à la date de prochaine exécution désormais passée
            dateProchaineExecution = DateAdd("m", periodeTemps, rs!dateProchaineExecution)
            
            Case "Année"
            ' on ajoute le nombre d'année à la date de prochaine exécution désormais passée
            dateProchaineExecution = DateAdd("yyyy", periodeTemps, rs!dateProchaineExecution)
            
            End Select
            
            ' si la date de fin d'exécution de la tâche est atteinte ou dépassée
            If dateProchaineExecution >= Nz(rs!dateFinExecution, #1/1/3000#) Then
                rs.Edit
                rs!Active = False ' on déactive la tâche
                rs.Update
            Else
                rs.Edit
                rs!dateProchaineExecution = dateProchaineExecution ' on enregistre la date de prochaine exécution
                rs.Update
            End If
        
        End If
        
    rs.MoveNext ' enregistrement suivant
        
    Loop
    
    ' libération des variables
    rs.Close
    Set rs = Nothing
    
    Set db = Nothing
End Sub

Gros plan sur les commandes de lancement d'une procédure :

Sélectionnez

		' il faut lancer la tâche et recalculer la date de prochaîne exécution de la tâche
            If Nz(rs!ArgumentProcedure, "") = "" Then ' si pas d'argument à la procédure
                Run (rs!NomProcedure) ' on exécute la procédure à l'aide de la méthode run
            Else ' sinon
            	' on exécute la procédure à l'aide de la méthode run avec un argument supplémentaire            	
                Run rs!NomProcedure, rs!ArgumentProcedure
            End IF

L'exécution des tâches s'effectue sur l'événement Timer du formulaire F_ProgrammerTaches .

III-A-1. Exécution des tâches sur timer▲

Pour paramétrer le Timer du formulaire on a besoin de définir l'intervalle minuterie en millisecondes, par exemple, pour exécuter la procédure RunTasks toutes les 60 secondes, on saisit sur cette propriété 60 000 (ms).

Ensuite, on doit placer la procédure d'exécution des tâches sur l'événement Timer :

Sélectionnez


Private Sub Form_Timer()
    RunTasks ' exécution des tâches sur timer
End Sub

Pour définir manuellement l'intervalle d'exécution de la procédure sur Timer on peut aussi saisir une valeur dans la zone de texte IntervalleMinuterie, représentant l'intervalle de temps exprimé en millisecondes entre 2 exécutions :

Sélectionnez

Private Sub IntervalleMinuterie_AfterUpdate()
    ' définit l'intervalle minuterie après mise à jour de la zone de texte
    ' si 0 arrêt du timer
     Me.TimerInterval = Me.IntervalleMinuterie ' copie de la valeur de la zone de texte dans la propriété TimerInterval du formulaire
End Sub

IV. Procédures associées aux tâches▲

On décrit les procédures contenues dans le module M_Taches et permettant d'exécuter les différentes tâches.

IV-A. SaveFile▲

La procédure sauvegarde la totalité de la base active :

Procédure SaveFile

Sélectionnez

Public Sub SaveFile()
    ' Procédure de sauvegarde du fichier Access
    Dim fso As Object ' référence à fso
    Dim cheminFichier As String ' variable pour le chemin complet du fichier sur le disque
    Dim nomFichier As String ' variable pour le nom du fichier
    Dim nomDossier As String ' variable pour le nom du dossier de sauvegarde
    
    Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") ' Création de l'objet fso
    
    nomDossier = CurrentProject.Path & "\Sauvegarde" ' dossier de sauvegarde
    cheminFichier = CurrentProject.FullName ' chemin complet du fichier Access
    nomFichier = CurrentProject.Name ' nom du fichier Access
    
        If Dir(nomDossier, vbDirectory) = "" Then ' si le dossier n'existe pas
            fso.CreateFolder nomDossier ' création du dossier de sauvegarde
        End If
        
    ' copie du fichier Access dans le dossier de sauvegarde
    fso.CopyFile cheminFichier, nomDossier & "\" & nomFichier & " - " & Format(Date, "yyyy-mm-dd") & ".accdb"
    
    ' Affichage du message de succès de la sauvegarde
    MsgBox "Sauvegarde du fichier réalisée avec succès !", vbExclamation
    
    ' On libère la variable fso
    Set fso = Nothing

End Sub

IV-B. TransferSpreadSheet▲

La procédure transfère dans un fichier Excel les données des factures du mois précédent, affichées dans la requête R_FactureMoisPrecedent :

Procédure TransfertSpreadSheet

Sélectionnez

Public Sub TransferSpreadSheet()
    ' Procédure de transfert des données de la requête R_FactureMois dans un fichier Excel
    Dim fso As Object ' référence à fso
    Dim cheminFichier As String ' variable pour le chemin complet du fichier sur le disque
    Dim nomDossier As String ' variable pour le nom du dossier de sauvegarde
    
    Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    
    nomDossier = CurrentProject.Path & "\Factures mensuelles" ' dossier de sauvegarde
    cheminFichier = nomDossier & "\Factures " & Format(DateAdd("m", -1, Date), "yyyy-mm") & ".xlsx" ' chemin complet du fichier Access
    
        If Dir(nomDossier, vbDirectory) = "" Then ' si le dossier n'existe pas
            fso.CreateFolder nomDossier ' création du dossier de sauvegarde
        End If
        
    ' transfert de la table Access vers le fichier Excel
    DoCmd.TransferSpreadSheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel12Xml, "R_FactureMoisPrecedent", cheminFichier, True
    
    ' Affichage du message de succès du transfert
    MsgBox "Transfert de la table réalisé avec succès !", vbExclamation
    
    ' On libère la variable fso
    Set fso = Nothing

End Sub

IV-C. Alert▲

La procédure affiche le message d'alerte passé en argument:

Procédure Alert

Sélectionnez

Public Sub Alert(msg As String)
    ' on affiche le message d'alerte passé en argument
    MsgBox msg, vbExclamation, "Alerte !"
End Sub

V. Base de données à télécharger▲

La base jointeprogrammer-taches-recurrentes décrite dans le tutoriel est au format accdb.

VI. Remerciements▲

Je tiens à remercier ..., ..., ..., et ... pour m'avoir conseillé pour la réalisation de cet article, ainsi que ... pour sa relecture.

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