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Piloter un publipostage Word depuis Access

Objectif : apprendre à piloter une fusion-publipostage Word depuis Access.

Niveau requis : avancé.

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I. Introduction

C'est bien connu, Word permet de réaliser des documents avec une mise en page de meilleure qualité qu'Access. C'est pourquoi, il peut-être intéressant de réaliser ses documents avec Word, puis de les lier à une source Access en vue de piloter par la suite un publipostage depuis Access, plutôt que de créer des états Access.

Principe du publipostage avec Word

Publipostage avec Word
Publipostage avec Word

Pour réaliser ce publipostage, on va devoir piloter Word depuis Access en utilisant du code VBA et la fonctionnalité MailMerge de Word, mais ce faisant, on peut rencontrer des problèmes de lenteur, d'application ou de processus déjà chargé en mémoire, avec comme conséquence une procédure qui ne finit pas, ou carrément un plantage de l'application.

Sans compter les problèmes de droits d'accès à la base de données reliée au document de fusion avec un message du genre :

« La base de données a été placée par l'utilisateur "Utilisateur" sur "Ordinateur" dans un état l'empêchant d'être ouverte ou verrouillée ».


On va donc décrire par la suite les différentes parties du code nécessaires pour bien piloter ce publipostage Word :

II. Liaison entre le document de fusion et la source de données

On suppose ici que le document de fusion est déjà relié dans Word à une source de données (table Access) et que les champs de fusion ont déjà été insérés dans le document :

  1. Sélection des destinataires : la base de données BD_Destinataires.accdb et la table source T_Destinataire ;
  2. Insertion des champs de fusion : « NomDestinataire », « PrenomDestinataire »…
Liaison document Word / source de données
Liaison document Word / source de données

Nous expliquerons par la suite comment appliquer un filtre dynamique sur la source de données, pour ne garder par exemple que les destinataires habitant la ville de Bordeaux.

Si la source de données du document de fusion est le fichier Access permettant de piloter Word, et si, en particulier, vous êtes en phase de test (ouverture de la base en mode exclusif, module ou formulaire en cours de modification…), vous pouvez avoir au moment de lancer le publipostage, un message d'erreur indiquant que la base de données est déjà ouverte par un autre utilisateur :

erreur de droit d'accès à la base
erreur de droit d'accès à la base

C'est pourquoi, pour éliminer les possibilités de création de situations de verrouillage de la base, il est préférable que le fichier permettant de lancer le publipostage ne soit pas relié au document de fusion.

En mode multiutilisateurmulti-utilisateur, optez bien sûr pour une architecture Frontale/Dorsale, le document de fusion étant relié au fichier contenant les données situé sur le serveur.

Pour mieux comprendre comment créer au préalable cette liaison et plus encore, je vous invite à consulter Fusion et Publipostage, par l'interface et en VBAhttps://heureuxoli.developpez.com/office/word/publipostage/ par Olivier Lebeauhttps://www.developpez.net/forums/u86775/heureux-oli/.

III. Piloter un publipostage depuis Access

Décrivons dans cette section les parties importantes du code VBA permettant d'exécuter ce publipostage.

III-A. Utilisation d'une gestion d'erreur

Elle va permettre en particulier de libérer la mémoire en cas d'erreur :

 
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On Error GoTo err_LancerFusionPublipostage
    ...
    ...
err_LancerFusionPublipostage:
    If Err.Number <> 0 Then ' si une erreur s'est produite
        MsgBox (Err.Description) ' affiche une description de l'erreur
    End If
    ' On libère les variables objet ici

III-B. Déclaration des variables objet en début de code

L'utilisation de variables objet à liaison anticipée (early binding), c'est-à-dire déclarées dans un type d'objet spécifique, offre plusieurs avantages :

les objets à liaison anticipée permettent au compilateur d’allouer de la mémoire et d’effectuer d’autres optimisations avant l’exécution d'une application. Ils sont donc plus rapides que les objets à liaison tardive ;

l'utilisation du early binding rend également votre code plus lisible et facilite sa gestion. En effet, cette solution permet d'afficher les membres (propriétés, méthodes…) de vos objets au fur et à mesure de l'écriture de votre code (complétion - CTRL + Espace), et vous donne accès à l'aide dynamique sur la syntaxe.

 
Sélectionnez
    Dim wdApp As Word.Application ' variable objet pour faire référence à l'application Word
    Dim wdDoc As Word.Document ' variable objet pour faire référence au document Word
    '...

Pour avoir plus d'informations sur le sujet, je vous invite à consulter Early ou Late BindingEarly ou Late Binding par Maxence HubicheMaxence Hubiche.

III-C. Ouverture du document de fusion Word

Pour ouvrir le document Word, on a besoin, avant, de créer un objet application Word.

Mais pour cela, il faut bien vérifier si un objet de ce type n'est pas déjà chargé en mémoire :

 
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On Error Resume Next ' instruction pour ignorer l'erreur qui pourrait se déclencher sur la ligne suivante
    Set wdApp = GetObject(, "Word.Application") ' on récupère l'instance Word ouverte : si pas d'instance la variable est à nothing
    On Error GoTo err_LancerFusionPublipostage ' reprend la gestion d'erreur normale en annulant l'effet de l'instruction On error resume next
    If wdApp Is Nothing Then ' si pas d'instance de Word de créée
        Set wdApp = CreateObject("Word.Application") ' on crée une nouvelle instance
    End If
    ...

Puis, on ouvre le document de fusion :

 
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Set wdDoc = wdApp.Documents.Open(cheminDocument) ' ouverture du document de fusion

III-D. Paramétrage et exécution du publipostage

Avant d'exécuter la fusion-publipostage, on doit bien sûr indiquer dans le code la source de données et la destination du publipostage (nouveau document, imprimante, e-mail…).

Pour paramétrer et exécuter ce publipostage, on utilise la propriété MailMerge du document, qui renvoie un objet MailMerge représentant la fonctionnalité de fusion et de publipostage pour le document spécifié :

 
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With wdDoc.MailMerge
        ' Sélectionne la base de données et la chaine SQL comme source de données pour la fusion
        .OpenDataSource Name:=chemindb, SQLStatement:=chaineSQL
        ' Indique la destination du publipostage. Ce peut être un nouveau document, une imprimante, un e-mail ou un FAX
        .Destination = wdSendToNewDocument ' ici la destination est un nouveau document
        ' Exécute la fusion dans Word
        .Execute
    End With

La chaine SQL affectée à l'argument SQLStatement de la méthode OpenDataSource, permet d'appliquer un filtre sur les données des destinataires avant la fusion. Si on souhaite par exemple ne garder que les destinataires habitant Bordeaux :

 
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chaineSQL = "select * from [T_Destinataire] where Ville like ""Bordeaux"""

Si vous souhaitez avoir plus d'informations sur le sujet, je vous invite à consulter Fusion et Publipostage, par l'interface et en VBAFusion et Publipostage, par l'interface et en VBA

III-E. Libération des variables objet en fin de procédure

Pour libérer la mémoire et éviter de se retrouver avec des processus « fantômes », il faut impérativement mettre ces variables à nothing :

 
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    ' on libère les variables objet
    Set wdDoc = Nothing
    Set wdApp = Nothing

III-F. Code complet

La fonction LancerPublipostage permet d'exécuter la fusion-publipostage depuis Access.

Arguments :

  • cheminDocument : chemin du document de fusion ;
  • cheminDB : chemin de la base de données source du document ;
  • chaineSQL : chaineSQL permettant de filtrer les données sources du document de fusion.
Fonction LancerFusionPublipostage
Cacher/Afficher le codeSélectionnez

On lance la fusion-publipostage simplement en passant à la fonction les bons arguments :

 
Cacher/Afficher le codeSélectionnez

IV. Résultat de la fusion

On lance le publipostage depuis un formulaire Access :

Formulaire Fusion et publipostage
Formulaire Fusion et publipostage

Résultat de la fusion dans Word :

Résultat de la fusion
Résultat de la fusion

On constate que le document final comporte autant de lettres types qu'il y a de destinataires sélectionnés dans Access.

V. Pour aller plus loin : envoi de documents individuels par e-mail

Voici un exemple de pilotage d'un envoi de documents individuels depuis Access.

Déroulé de la fonction :

  1. Ouverture du document de fusion ;
  2. Filtre de la source de données en fonction de la ville choisie ;
  3. Parcours des enregistrements de la source de données ;
  4. Pour chaque destinataire, génération, enregistrement et envoi par e-mail de son document individuel.

Pour la partie publipostage, on filtre comme auparavant la source de données du document de fusion, à l'aide de l'argument SQLStatment de la méthode OpenDataSource :

 
Cacher/Afficher le codeSélectionnez


Puis, on parcourt les enregistrements contenus dans la source de données du document, et pour chaque destinataire, on génère son document avant de l'envoyer par e-mail :

 
Sélectionnez
For idEnrg = 1 To nbEnrgs
            
            .DataSource.FirstRecord = .DataSource.ActiveRecord ' enregistrement actif
            .DataSource.LastRecord = .DataSource.ActiveRecord ' enregistrement actif
            
            email = .DataSource.DataFields("Email").Value ' récupère dans une variable l'adresse e-mail contenue dans l'enregistrement courant
    
            ' Exécute la fusion dans Word
            .Execute
            
            With wdApp.ActiveDocument ' référence au document actif                
                cheminDoc = CurrentProject.Path & "\Documents\document_invitation.pdf"
                .SaveAs2 cheminDoc, wdFormatPDF ' enregistre le document actif au format pdf en vue de l'envoyer
                Call EnvoiEmail(olApp, cheminDoc, email, ObjetMessage, Message) ' envoi du mail
                .Close (False) ' ferme le document actif                
            End With
            .DataSource.ActiveRecord = wdNextRecord ' on passe au prochain enregistrement
        Next idEnrg
        ...


On lance l'envoi des documents individuels aux destinataires depuis le formulaire Access, après avoir choisi comme destination « E-mails » :

Formulaire Fusion et publipostage
Formulaire Fusion et publipostage

Vous trouverez le code complet de la fonction dans le fichier disponible en téléchargement.

VI. Le dossier à télécharger

Le dossier completfusion-publipostage-word contient le document de fusion et les fichiers Access.

Ouvrir le fichier fusion-publipostage-word v1.1.accdb, puis rétablir au démarrage le lien avec la base BD_Destinataires.accdb située dans le dossier Base.

VII. Remerciements

Je tiens à remercier Pierre Fauconnier et zoom61 pour m'avoir conseillé et aidé pour la réalisation de cet article, ainsi que Claude Leloup pour sa relecture.

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