Réaliser un système d'envoi de documents individuels avec Access

Objectif : mettre en place un système permettant de générer et d'envoyer des documents individuels par e-mails depuis Access.

Niveau requis : confirmé.

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I. Introduction

Dans une maison de la presse en ligne, on doit demander aux clients de renouveler leurs abonnements annuels à des journaux ou à des magazines. Pour cela, il nous faut envoyer par e-mail à chaque abonné son document personnel pour son réabonnement.

Formulaire d'envoi
Formulaire d'envoi

On souhaite dans ce contexte, générer pour chaque client, son document individuel avant de l'envoyer par automation avec Outlook.

II. Processus de réabonnement

Le processus de réabonnement des clients à leurs journaux ou magazines :

  • on enregistre au préalable, les données concernant les abonnements et les abonnées dans deux tables distinctes ;
  • on parcourt les abonnements devant être renouvelés prochainement ;
  • on teste pour chaque abonnement si un envoi a déjà été effectué ;
  • dans le cas contraire, on transmet par e-mail au client le document pour son renouvellement ;
  • après réception de l'accord du client, on met à jour la base avec sa date de réabonnement.

La procédure de contrôle et d'envoi des documents doit s'exécuter au démarrage de l'application et aussi depuis un bouton de commande situé dans un formulaire.

On décrit par la suite, dans l'ordre, les différents objets permettant de mettre en place ce système de réabonnement.

III. Structure de l'application

La base exemple comporte :

III-A. Tables principales

III-A-1. T_Abonne

Elle contient les informations relatives aux abonnés.

Nom du champ

Type de données

Description du champ

IdAbonne

NumeroAuto

Identifiant de l'abonné

NomAbonne

Texte

Nom de l'abonné

PrenomAbonne

Texte

Prénom de l'abonné

Email

Texte

E-mail de l'abonné

Le champ [Email] permet l'envoi du document avec Outlook.

III-A-2. T_Abonnement

Elle contient les informations relatives aux abonnements.

Nom du champ

Type de données

Description du champ

IdAbonnement

NumeroAuto

Identifiant de l'abonnement

IdAbonne

Entier long

Identifiant de l'abonné concerné

DateAbo

Date/Heure

Date du premier abonnement

DateReabo

Date/Heure

Date du dernier réabonnement

DateEnvoiReabo

Date/Heure

Date du dernier envoi pour le réabonnement

DesignationAbo

Texte

Désignation de l'abonnement

Le champ [DateReabo] permet de savoir si l'abonnement est à jour.

III-A-3. T_Message_Reabonnement

Elle permet d'enregistrer l'objet et le corps du message à envoyer aux clients pour leur réabonnement.

Nom du champ

Type de données

Description du champ

ObjetMessage

Texte

Objet du message à envoyer

CorpsMessage

Texte

Corps du message à envoyer

III-B. Requête R_Echeances_Abonnements

Elle affiche les abonnements des clients proches de leur échéance.

Requête R_Echeances_Abonnements
Requête R_Echeances_Abonnements

Expression pour évaluer la date du dernier abonnement :

 
Sélectionnez
DateDernierAbo: Nz([DateReabo];[DateAbo])

Si le champ [DateReabo] est vide, la fonction Nz renvoie la date du premier abonnement avec le champ [DateAbo], sinon elle retourne la date du dernier abonnement avec [DateReabo].


Expression pour évaluer la date d'échéance :

 
Sélectionnez
DateEcheance: AjDate("m";12;Nz([DateReabo];[DateAbo]))

On ajoute 12 mois à la date du dernier abonnement. Le critère permet de filtrer les données 1 mois avant échéance.


Expression pour évaluer si l'envoi du document a été réalisé :

 
Sélectionnez
Envoi: (Nz([DateEnvoiReabo];#01/01/1000#))>Nz([DateReabo];[DateAbo]))

On teste si la date d'envoi est postérieure à la date du dernier abonnement.


Si vous souhaitez effectuer des relances, par exemple tous les 15 jours, il faut en plus comparer la date d'envoi plus 15 jours à la date d'aujourd'hui :

 
Sélectionnez
Envoi: (Nz([DateEnvoiReabo];#01/01/1000#))>Nz([DateReabo];[DateAbo])) and (Nz([DateEnvoiReabo];#01/01/1000#)+15<Date())


Code SQL complet :

 
Sélectionnez
SELECT T_Abonnement.*, "A-" & Format([IdAbonnement],"000000") AS RefAbonnement, T_Abonne.NomAbonne, T_Abonne.PrenomAbonne, T_Abonne.Email, Nz([DateReabo],[DateAbo]) AS DateDernierAbo, DateAdd("m",12,Nz([DateReabo],[DateAbo])) AS DateEcheance, (Nz([DateEnvoiReabo],#1/1/1000#))>=Nz([DateReabo],[DateAbo]) AS Envoi
FROM T_Abonne INNER JOIN T_Abonnement ON T_Abonne.IDAbonne = T_Abonnement.IdAbonne
WHERE (((DateAdd("m",12,Nz([DateReabo],[DateAbo])))<=DateAdd("m",1,Date())));

Cette requête est utilisée dans la procédure d'envoi et permet de parcourir la liste des abonnements à partir d'un mois avant leur échéance.

III-C. Formulaire d'envoi des documents

Il est lié à la table contenant le message, et comporte en particulier deux zones de texte pour enregistrer l'objet et le corps du message à envoyer aux destinataires.

Formulaire d'envoi
Formulaire d'envoi

La zone de texte pour enregistrer le corps du message permet de gérer du texte enrichi (caractères en gras, colorisation des caractères, etc.). Il suffit pour cela de mettre sa propriété Format du texte à Texte enrichi.

III-C-1. Sous-formulaire des échéances

Il contient également un sous-formulaire pour afficher les abonnements proches de leur échéance.

Sous-formulaire des échéances
Sous-formulaire des échéances

Les lignes en rouge correspondent aux abonnements n'ayant pas encore fait l'objet d'un envoi pour le renouvellement, celles en vert indiquent ceux dont l'envoi a été effectué.

III-C-2. Procédure sur clic du bouton d'envoi

Elle permet d'exécuter la procédure d'envoi des documents individuels aux abonnés en vue de leur réabonnement :

 
Sélectionnez
Private Sub CmdEnvoyerDocuments_Click()
    Me.Refresh ' enregistre les changements effectués sur le formulaire
    If EnvoiDocuments() Then ' si l'envoi s'est bien passé
        Me.Refresh ' on rafraîchit le formulaire
    End If
End Sub

III-D. État E_Reabonnement

Le document est généré à partir de cet état basé sur la table des abonnements. Il comporte en particulier les informations concernant le client, avec en plus deux champs pour noter la date et signer le document avant de le retourner.

Image non disponible
État E_Reabonnement

La ligne de code permettant de transformer l'état en document pdf est :

 
Sélectionnez
DoCmd.OutputTo acOutputReport, "E_Reabonnement", "PDF", cheminfichier

Celle ligne de commande est présente dans la fonction EnvoiDocuments.

III-E. Macro Autoexec

La macro permet de tester au démarrage de l'application si parmi les abonnements arrivant bientôt à échéance, certains n'ont pas encore fait l'objet d'un renouvellement, et, si c'est le cas, d'envoyer les documents pour les réabonnements.

Elle exécute à l'ouverture de la base la fonction EnvoiDocuments :

Macro Autoexec
Macro Autoexec

L'argument Vrai indique que la fonction s'exécute automatiquement sans avoir besoin d'intervenir.

Le code de la fonction est présenté dans la section suivante.

III-F. Module standard

Il contient les fonctions permettant de générer et de transmettre aux clients les documents individuels.

III-F-1. Fonction d'envoi d'un e-mail

Elle permet l'envoi d'un e-mail avec pièce jointe en pilotant Outlook par automation.

Cette fonction a comme arguments :

  • cheminfichier : chemin complet sur le disque du document à envoyer ;
  • email : adresse e-mail de l'abonné auquel on envoie le document ;
  • objetMessage : objet du message à envoyer ;
  • corpsMessage : corps du message à envoyer ;
  • objOutLook : référence à l'application Outlook.
 
Cacher/Afficher le codeSélectionnez

III-F-2. Fonction d'envoi des documents individuels

Elle permet la génération et la transmission des documents individuels aux abonnés.

Exemple d'appel :

 
Sélectionnez
call EnvoiDocuments(true)

Elle possède un argument de type booléen :

  • true : indique qu'elle s'exécute automatiquement, par exemple au démarrage de l'application ;
  • false : valeur par défaut, indique qu'elle ne s'exécute pas automatiquement.


Déroulé de la fonction

  • on parcourt la liste des abonnements proches de leur échéance ;
  • pour chaque abonnement, on génère le document associé dans un dossier ;
  • on envoie ensuite le document destiné à l'abonné.

Etapes importantes dans le code

Ouverture du Recordset basé sur la requête affichant les abonnements proches de leur échéance :

 
Sélectionnez
    Set rsReabo = db.OpenRecordset("select * from R_Echeances_Abonnements where (Envoi=False) and nz(Email,"""")<>"""";", dbOpenDynaset)

Ligne de code permettant de transformer l'état en document pdf :

 
Sélectionnez
DoCmd.OutputTo acOutputReport, "E_Reabonnement", "PDF", cheminfichier

Ligne de commande permettant d'envoyer le document pdf :

 
Sélectionnez
If EnvoiEmail(cheminfichier, rs!email, ObjetMessage, CorpsMessage, objOutLook) Then

Code complet de la fonction :

 
Cacher/Afficher le codeSélectionnez

La fonction renvoie true si les documents ont bien été envoyés et false dans le cas contraire. Elle s'exécute au démarrage de l'application avec la macro Autoexec et sur le bouton d'envoi du formulaire.

IV. Base de données à télécharger

La base jointecontrole-activite-utilisateurs est au format accdb.

Les adresses e-mails contenues dans la base sont juste là pour l'exemple, donc bien penser à mettre les vôtres avant de tester l'envoi des fichiers.

V. Remerciements

Je tiens à remercier Jean-Philippe André de m'avoir conseillé pour la réalisation de cet article, ainsi que Claude Leloup pour sa relecture.

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