I. Introduction▲
Dans une maison de la presse en ligne, on doit demander aux clients de renouveler leurs abonnements annuels à des journaux ou à des magazines. Pour cela, il nous faut envoyer par e-mail à chaque abonné son document personnel pour son réabonnement.
On souhaite dans ce contexte, générer pour chaque client, son document individuel avant de l'envoyer par automation avec Outlook.
II. Processus de réabonnement▲
Le processus de réabonnement des clients à leurs journaux ou magazines :
- on enregistre au préalable, les données concernant les abonnements et les abonnées dans deux tables distinctes ;
- on parcourt les abonnements devant être renouvelés prochainement ;
- on teste pour chaque abonnement si un envoi a déjà été effectué ;
- dans le cas contraire, on transmet par e-mail au client le document pour son renouvellement ;
- après réception de l'accord du client, on met à jour la base avec sa date de réabonnement.
La procédure de contrôle et d'envoi des documents doit s'exécuter au démarrage de l'application et aussi depuis un bouton de commande situé dans un formulaire.
On décrit par la suite, dans l'ordre, les différents objets permettant de mettre en place ce système de réabonnement.
III. Structure de l'application▲
La base exemple comporte :
- les tablesTables principales permettant d'enregistrer les données concernant les abonnements et les clients ;
- la requêteRequête R_Echeances_Abonnements pour sélectionner les abonnements à partir d'un mois avant leur échéance ;
- l'interface AccessFormulaire d'envoi des documents pour rédiger et envoyer le message destiné aux abonnés, avec leur document individuel ;
- l'étatEtat E_Reabonnement servant de modèle pour générer les documents pdf destinés aux clients ;
- la macro AutoexecMacro Autoexec permet de contrôler au démarrage s'il y a des fichiers à transmettre, puis de les envoyer aux abonnés après confirmation ;
- les fonctionsModule standard de transmission des documents pour les réabonnements.
III-A. Tables principales▲
III-A-1. T_Abonne▲
Elle contient les informations relatives aux abonnés.
Nom du champ |
Type de données |
Description du champ |
---|---|---|
IdAbonne |
NumeroAuto |
Identifiant de l'abonné |
NomAbonne |
Texte |
Nom de l'abonné |
PrenomAbonne |
Texte |
Prénom de l'abonné |
|
Texte |
E-mail de l'abonné |
… |
… |
… |
Le champ [Email] permet l'envoi du document avec Outlook.
III-A-2. T_Abonnement▲
Elle contient les informations relatives aux abonnements.
Nom du champ |
Type de données |
Description du champ |
---|---|---|
IdAbonnement |
NumeroAuto |
Identifiant de l'abonnement |
IdAbonne |
Entier long |
Identifiant de l'abonné concerné |
DateAbo |
Date/Heure |
Date du premier abonnement |
DateReabo |
Date/Heure |
Date du dernier réabonnement |
DateEnvoiReabo |
Date/Heure |
Date du dernier envoi pour le réabonnement |
DesignationAbo |
Texte |
Désignation de l'abonnement |
… |
… |
… |
Le champ [DateReabo] permet de savoir si l'abonnement est à jour.
III-A-3. T_Message_Reabonnement▲
Elle permet d'enregistrer l'objet et le corps du message à envoyer aux clients pour leur réabonnement.
Nom du champ |
Type de données |
Description du champ |
---|---|---|
ObjetMessage |
Texte |
Objet du message à envoyer |
CorpsMessage |
Texte |
Corps du message à envoyer |
… |
… |
… |
III-B. Requête R_Echeances_Abonnements▲
Elle affiche les abonnements des clients proches de leur échéance.
Expression pour évaluer la date du dernier abonnement :
DateDernierAbo
:
Nz
(
[DateReabo];[DateAbo])
Si le champ [DateReabo] est vide, la fonction Nz renvoie la date du premier abonnement avec le champ [DateAbo], sinon elle retourne la date du dernier abonnement avec [DateReabo].
Expression pour évaluer la date d'échéance :
DateEcheance
:
AjDate
(
"m"
;12
;Nz
(
[DateReabo];[DateAbo]))
On ajoute 12 mois à la date du dernier abonnement. Le critère permet de filtrer les données 1 mois avant échéance.
Expression pour évaluer si l'envoi du document a été réalisé :
Envoi
:
(
Nz
(
[DateEnvoiReabo];#01
/
01
/
1000
#))>
Nz
(
[DateReabo];[DateAbo]))
On teste si la date d'envoi est postérieure à la date du dernier abonnement.
Si vous souhaitez effectuer des relances, par exemple tous les 15 jours, il faut en plus comparer la date d'envoi plus 15 jours à la date d'aujourd'hui :
Envoi
:
(
Nz
(
[DateEnvoiReabo];#01
/
01
/
1000
#))>
Nz
(
[DateReabo];[DateAbo])) and
(
Nz
(
[DateEnvoiReabo];#01
/
01
/
1000
#)+
15
<
Date
(
))
Code SQL complet :
SELECT
T_Abonnement.*
, "A-"
&
Format
(
[IdAbonnement]
,"000000"
)
AS
RefAbonnement, T_Abonne.NomAbonne, T_Abonne.PrenomAbonne, T_Abonne.Email, Nz(
[DateReabo]
,[DateAbo]
)
AS
DateDernierAbo, DateAdd(
"m"
,12
,Nz(
[DateReabo]
,[DateAbo]
))
AS
DateEcheance, (
Nz(
[DateEnvoiReabo]
,#1/1/1000#
))>=
Nz(
[DateReabo]
,[DateAbo]
)
AS
Envoi
FROM
T_Abonne INNER
JOIN
T_Abonnement ON
T_Abonne.IDAbonne =
T_Abonnement.IdAbonne
WHERE
(((
DateAdd(
"m"
,12
,Nz(
[DateReabo]
,[DateAbo]
)))<=
DateAdd(
"m"
,1
,Date
())))
;
Cette requête est utilisée dans la procédure d'envoi et permet de parcourir la liste des abonnements à partir d'un mois avant leur échéance.
III-C. Formulaire d'envoi des documents▲
Il est lié à la table contenant le message, et comporte en particulier deux zones de texte pour enregistrer l'objet et le corps du message à envoyer aux destinataires.
La zone de texte pour enregistrer le corps du message permet de gérer du texte enrichi (caractères en gras, colorisation des caractères, etc.). Il suffit pour cela de mettre sa propriété Format du texte à Texte enrichi.
III-C-1. Sous-formulaire des échéances▲
Il contient également un sous-formulaire pour afficher les abonnements proches de leur échéance.
Les lignes en rouge correspondent aux abonnements n'ayant pas encore fait l'objet d'un envoi pour le renouvellement, celles en vert indiquent ceux dont l'envoi a été effectué.
III-C-2. Procédure sur clic du bouton d'envoi▲
Elle permet d'exécuter la procédure d'envoi des documents individuels aux abonnés en vue de leur réabonnement :
Private
Sub
CmdEnvoyerDocuments_Click
(
)
Me.Refresh
' enregistre les changements effectués sur le formulaire
If
EnvoiDocuments
(
) Then
' si l'envoi s'est bien passé
Me.Refresh
' on rafraîchit le formulaire
End
If
End
Sub
III-D. État E_Reabonnement▲
Le document est généré à partir de cet état basé sur la table des abonnements. Il comporte en particulier les informations concernant le client, avec en plus deux champs pour noter la date et signer le document avant de le retourner.
La ligne de code permettant de transformer l'état en document pdf est :
DoCmd.OutputTo
acOutputReport, "E_Reabonnement"
, "PDF"
, cheminfichier
Celle ligne de commande est présente dans la fonction EnvoiDocuments.
III-E. Macro Autoexec▲
La macro permet de tester au démarrage de l'application si parmi les abonnements arrivant bientôt à échéance, certains n'ont pas encore fait l'objet d'un renouvellement, et, si c'est le cas, d'envoyer les documents pour les réabonnements.
Elle exécute à l'ouverture de la base la fonction EnvoiDocuments :
L'argument Vrai indique que la fonction s'exécute automatiquement sans avoir besoin d'intervenir.
Le code de la fonction est présenté dans la section suivante.
III-F. Module standard▲
Il contient les fonctions permettant de générer et de transmettre aux clients les documents individuels.
III-F-1. Fonction d'envoi d'un e-mail▲
Elle permet l'envoi d'un e-mail avec pièce jointe en pilotant Outlook par automation.
Cette fonction a comme arguments :
- cheminfichier : chemin complet sur le disque du document à envoyer ;
- email : adresse e-mail de l'abonné auquel on envoie le document ;
- objetMessage : objet du message à envoyer ;
- corpsMessage : corps du message à envoyer ;
- objOutLook : référence à l'application Outlook.
III-F-2. Fonction d'envoi des documents individuels▲
Elle permet la génération et la transmission des documents individuels aux abonnés.
Exemple d'appel :
call
EnvoiDocuments
(
true
)
Elle possède un argument de type booléen :
- true : indique qu'elle s'exécute automatiquement, par exemple au démarrage de l'application ;
- false : valeur par défaut, indique qu'elle ne s'exécute pas automatiquement.
Déroulé de la fonction
- on parcourt la liste des abonnements proches de leur échéance ;
- pour chaque abonnement, on génère le document associé dans un dossier ;
- on envoie ensuite le document destiné à l'abonné.
Etapes importantes dans le code
Ouverture du Recordset basé sur la requête affichant les abonnements proches de leur échéance :
Set
rsReabo =
db.OpenRecordset
(
"select * from R_Echeances_Abonnements where (Envoi=False) and nz(Email,"""")<>"""";"
, dbOpenDynaset)
Ligne de code permettant de transformer l'état en document pdf :
DoCmd.OutputTo
acOutputReport, "E_Reabonnement"
, "PDF"
, cheminfichier
Ligne de commande permettant d'envoyer le document pdf :
If
EnvoiEmail
(
cheminfichier, rs!email, ObjetMessage, CorpsMessage, objOutLook) Then
Code complet de la fonction :
La fonction renvoie true si les documents ont bien été envoyés et false dans le cas contraire. Elle s'exécute au démarrage de l'application avec la macro Autoexec et sur le bouton d'envoi du formulaire.
IV. Base de données à télécharger▲
La base jointecontrole-activite-utilisateurs est au format accdb.
Les adresses e-mails contenues dans la base sont juste là pour l'exemple, donc bien penser à mettre les vôtres avant de tester l'envoi des fichiers.
V. Remerciements▲
Je tiens à remercier Jean-Philippe André de m'avoir conseillé pour la réalisation de cet article, ainsi que Claude Leloup pour sa relecture.