Marche à suivre pour le publipostage depuis Access

Denis Hulo

Objectif : Marche à suivre pour le publipostage depuis Access avec le programme Gestion Publipostage.

- Titre : Marche à suivre pour le publipostage depuis Access

- Auteur : Denis Hulo

- Parution : 2 janvier 2020

- Licence :

Sommaire

- I. Introduction

- II. Paramétrage et lancement du publipostage

- II-A. Choix du document de fusion

- II-B. Choix de la source du document de fusion

- II-C. Rédaction du titre et du corps du message

- II-D. Choix des noms des champs de fusion

- II-E. Lancement du publipostage

- III. Nouveau publipostage

- IV. Choisir un ancien document de fusion

- V. Programme à télécharger

I - Introduction

Permet l'envoi de documents pdf ou doc, créés à partir de documents de fusion. Il faut disposer d'Access ou du runtime Access disponible à cette adresse : runtime Access, et d’Outlook pour l’envoi des e-mails.

Marche à suivre :

- Choix du document de fusion ;

- Choix de la source du document de fusion ;

- Rédaction du titre et du corps du message ;

- Choix des noms des champs de fusion ;

- Lancement du publipostage.

Il est préférable d'ouvrir Outlook avant le lancement du publipostage.

II - Paramétrage et lancement du publipostage

Sur le formulaire de démarrage F_Publipostage, le paramétrage et le lancement du publipostage se fait donc en cinq étapes principales :

- Choix du document de fusion ;

- Choix de la source du document de fusion ;

- Rédaction du titre et du corps du message ;

- Choix des noms des champs de fusion ;

- Lancement du publipostage.

F_Publipostage

II-A - Choix du document de fusion

Choisir le document de fusion, comme indiqué sur l'image ci-dessous, en cliquant sur le bouton situé à droite du champ Document de fusion.

Document de fusion

Ce bouton avec un dossier comme image, situé à droite du champ contenant le nom du document de fusion, permet donc de choisir le document de fusion sur le disque.

Exemple : C:\Data\Gestion Publipostage\Documents\Document_Fusion.docx

II-B - Choix de la source du document de fusion

Choisir le fichier Excel, source du document de fusion, comme indiqué sur l'image ci-dessous, en cliquant sur le bouton situé à droite du champ Source du document.

Source du document de fusion

Ce bouton avec un dossier comme image, situé à droite du champ contenant le nom de la source du document de fusion, permet donc de choisir le fichier Excel sur le disque.

Exemple : C:\Data\Gestion Publipostage\Documents\destinataire.xlsx

II-C - Rédaction du titre et du corps du message

Saisir l'objet (le titre) et le corps du message dans les zones encadrées en rouge sur l'image ci-dessous.

Vous avez la possibilité de mettre en forme votre texte avec les menus de mise en forme disponibles sur le bandeau au dessus du formulaire (encadrés en rouge).

Rédaction du message

Par exemple, vous sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en gras dans le corps du message, puis vous appuyer sur G sur le ruban au dessus du formulaire.

Vous pouvez aussi incorporer dans le texte du message les noms et prénoms de la personne en les encadrant de crochets : [Nom], [Prénom].

II-D - Choix des noms des champs de fusion

Choisir le noms des champs de fusion sur l'onglet Champs de fusion du document, comme indiqué sur l'image ci-dessous.

Cet onglet contient 3 listes pour sélectionner les 3 champs de fusion :

- Champ Nom Destinataire ;

- Champ Prénom Destinataire ;

- Champ E-mail Destinataire.

Champs de fusion

II-E - Lancement du publipostage

Enfin, cliquer sur Lancer le publipostage comme indiqué sur l'image :

Lancement du publipostage

Sous Word, il faudra valider ce message :

Validation de la source du document

A la fin du publipostage un message vous indique qu'il est terminé.

III - Nouveau publipostage

Cliquer sur Nouveau publipostage comme indiqué sur l'image, pour initialiser un nouveau publipostage :

Nouveau publipostage

Vous pouvez alors répéter la procédure de paramétrage et de lancement du publipostage décrite précédemment.

IV - Choisir un ancien document de fusion

Pour revenir sur un ancien document de fusion déjà archivé, il suffit de cliquer dans la liste Choix du document de fusion :

Choix du document de fusion

Vous pouvez alors lancer à nouveau le publipostage pour le document choisi.

V - Programme à télécharger

La base jointe est au format accdb.